AKTUALNOŚCIMiastoPowiatSportRozrywka i kulturaNaukaTurystykaNa SygnaleKącik PrasowyPolityka

Czy to dobry czas na planowanie przyjęć na kolejne lata?

Kącik Prasowy

Utrzymujący się od kilku miesięcy stan pandemii wywrócił do góry nogami działalność wielu branż. Szczególnie duże zamieszanie wywołał w branży eventowej, gdzie wydarzenia takie jak wesela, uroczystości rodzinne, czy przyjęcia planowane są najczęściej z dużym wyprzedzeniem. Czy obecny czas jest dobry na planowanie takich imprez? Zapytaliśmy o to Kasię Potasznik – wedding planerkę, konsultantką ślubną.

Czy obecnie jest dobry moment na myślenie o organizacji przyjęć w przyszłym roku?

Jeśli chodzi o kwestię epidemii to nic nie stoi na przeszkodzie, o ile weźmiemy pod uwagę nowe warunki, w jakich jesteśmy i dobrze się do nich przygotujemy. Jeśli tego nie zrobimy, to lepiej o przyjęciach nie myśleć, zaoszczędzimy sobie stresu i rozczarowań. Będzie to zatem kwestia indywidualna. Jedni potrafią się do nowej sytuacji dostosować, dla innych może być nie do pomyślenia, że przyjęcie miałoby być nie takie „jak zawsze”.

 

Jakie są największe zagrożenia organizacji przyjęcia w obecnych okolicznościach?

Po pierwsze trzeba stwierdzić, że paradoksalnie zagrożenia nie tyle wynikają z sytuacji, w której jesteśmy, ale z dość lekkomyślnego podejścia do niej. I to zarówno przez uczestników jak i firm, które podejmują się takie przyjęcie zorganizować. Nie branie pod uwagę doświadczeń ostatnich miesięcy może być zgubne, gdyż zamiast cudownego przyjęcia nabawimy się niepotrzebnych problemów. Trzeba pamiętać, że możliwe jest wprowadzenie zakazu organizowania przyjęć albo ograniczenie liczby gości. Możliwe jest też, że trzeba będzie zmienić formułę. I jeśli do tego możemy się odpowiednio przygotować i tak zorganizować naszą imprezę to warto podjąć wyzwanie, by uświetnić przyszły rok naszym wyjątkowym przyjęciem.

 

W jaki sposób ten rok wpłynął na branżę eventową?

Zmiany w branży, jeśli tak to można nazwać, trwają cały czas, bo w tej chwili znowu wszystko jest w zawieszeniu. Nie wiem więc, jak będzie ten rynek wyglądał za rok. Ostatnie miesiące pokazały natomiast, że kluczowym warunkiem przetrwania jest maksymalna elastyczność i umiejętność dostosowania się do zmiennych warunków i to czasem kilkukrotne. Wyzwaniem dla wielu firm było zapewnienie bezpieczeństwa klientom i pomoc w przeorganizowaniu dotychczasowych planów. Nie wspominając o kwestii własnego przetrwania w warunkach braku możliwości wykonywania swoich usług.

 

Na co w takim razie powinniśmy zwracać teraz uwagę wybierając konkretne firmy?

Po pierwsze – na ile firma jest w stanie dać nam gwarancję, że faktycznie zorganizuje nasze przyjęcie. Ważnym czynnikiem jest też to o czym była już mowa – na ile firma jest przygotowana na różne warianty organizacji imprezy w zależności od sytuacji, którą zastaniemy.

 

Kiedy najlepiej zdecydować o organizacji przyjęcia?

Sama decyzja najlepiej, żeby zapadła jak najwcześniej. Nasze podejście, tak jak wspomniałam, jest najważniejsze. Jeśli więc jesteśmy zdecydowani, to dobrze jest od razu działać. Warto dokładnie przemyśleć formułę, ilość osób i całą wizję przyjęcia. Potrzebujemy uzgodnić te elastyczne warunki współpracy z firmami, które będą nam potrzebne. I mając tak przygotowany plan i dograne szczegóły z usługodawcami pozostaje nam czekać, na który z ustalonych wcześniej wariantów możemy sobie pozwolić.

 

A co, jeśli w terminie, który wybierzemy będzie zakaz organizacji przyjęć?

Przy całkowitym zakazie, tak jak obecnie, niewiele możemy poradzić. Można się jednak zastanowić czy porzucenie planów organizacji przyjęcia ze względu na takie ryzyko będzie dla nas dobre. Warto pamiętać, że coraz lepiej uczymy się zabezpieczać przed pandemią i sytuacja ta powinna się polepszać i coraz częściej zamiast zakazów stosowane będą takie lub inne wytyczne, które trzeba będzie spełnić by móc z powodzeniem przyjęcie zorganizować. Jeśli jednak mielibyśmy przez kilka miesięcy żyć w stresie zamartwiając się tym jak będzie wyglądać nasza wymarzona impreza, to raczej szkoda zdrowia i lepiej odpuścić sobie taką organizację.

 

Czy w doborze terminów są takie, które w kontekście epidemii mogą być bardziej bezpieczne?

Rok 2020 pokazał, że czas kiedy większą jego część spędzamy na powietrzu, czyli w tzw. sezonie od maja do września jest bezpieczniejszy niż wczesną wiosną, czy późną jesienią. Jeśli więc mamy dowolność terminu to warto wybrać właśnie te miesiące. W przypadku, kiedy impreza wypada nam poza tymi miesiącami, dajmy na to w październiku, rozsądniej jest myśleć o bardziej kameralnym gronie gości. I wówczas trzeba być przygotowanym na różne scenariusze.

 

A co z gośćmi? Czy warto zapytać wcześniej o ich podejście do udziału w naszym przyjęciu?

Na pewno gości dla nas najistotniejszych warto zapytać o opinię. Trzeba jednak pamiętać, że ona też może się zmienić. Dlatego przy podejmowaniu decyzji o organizacji imprezy dobrze jest rozważyć co będzie jeśli z udziału w niej zrezygnuje dajmy na to połowa gości. Tutaj znowu musimy się odnieść do ustaleń z firmami obsługującymi naszą imprezę, a konkretnie – do kiedy musimy podać ostateczną liczbę jej uczestników. Znów wracamy więc do elastyczności firm, z którymi zdecydujemy się na współpracę.

 

Jaką gwarancję dajecie swoim klientom przy organizacji przyjęć w najbliższych latach, co do których zgadzamy się, że są niepewne?

Paradoksalnie tegoroczny kryzys nas wzmocnił. Pokazał on, że nasz system działania dający możliwość zaplanowania imprezy w kilku wariantach oraz elastyczne podejście do potrzeb klientów dobrze się sprawdza w tych czasach. Opierając się na tegorocznych doświadczeniach chcemy skorzystać z nowych możliwości i jeszcze lepiej funkcjonować w nadchodzących latach. Nie bez znaczenia dla naszych klientów jest fakt, że możemy zająć się wszystkim od etapu planowania. Wzmacniamy tym samym poczucie bezpieczeństwa w tym trudnym czasie.

 

Na koniec – jaką jedną, najważniejszą radę możemy przekazać dla osób, które myślą o organizacji przyjęć w nadchodzących latach?

 

Zachęciłabym aby przemyśleć jak ważne jest dla nas do przyjęcie, które planujemy zorganizować i jak bardzo możemy być elastyczni w planowaniu jego organizacji. Jeśli waga przyjęcia jest mniejsza niż spodziewany poziom stresu to nie warto go organizować kosztem własnych nerwów. Jeśli impreza jest ważna, ale nie dopuszczamy różnych wariantów, wówczas musimy mieć mocne nerwy i być może zasobny portfel. Jeśli zaś jest pole do elastycznego podejścia, to w efekcie może się okazać, że zorganizowanie przyjęcia innego niż zwykle będzie stanowić o jego wyjątkowości i niepowtarzalności. I w tym dostrzegam również sporą szansę obecnego czasu dla branży przyjęć rodzinnych.

 

Katarzyna Potasznik – event menedżer w Pałacu Bagatela. Specjalizuje się w organizacji wyjątkowych przyjęć w plenerze.

Admin Admin

Udostępnij:


Komentarze

Brak komentarzy...

Zostaw komentarz


POLECANE FIRMY

AKTUALNOŚCI

Głosowanie

Zobacz wyniki

KALENDARZ WYDARZEŃ

23
Sobota
Styczeń 2021
Styczeń
Po Wt Śr Cz Pt So Nd
28293031
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
imieniny:
Fernandy, Jana, Rajmundy